يمكن تعيين مخطط الزفاف أو مستشار الزفاف من قبل الزوجين للمساعدة في تولي مهمة جميع التفاصيل المرتبطة بحفل الزفاف قبل يوم الزفاف وفي يوم حفلات الزفاف.
قد تكون هذه التفاصيل كبيرة، أو صغيرة نسبياً اعتماداً على ميزانية الزوجين، وقائمة الضيوف، ونوع الفراح الذي يرغب به الزوجين. عادةً، وظيفة مخطط الزفاف تقوم على تنسيق جميع جوانب الزفاف وتولي العبء من الزوجين أو والديهم لتحضير حفل الزفاف الذي يحلمون به.
مقياس الأجور لمنسق الزفاف يتراوح. قد يتم فرض رسوم على كل ساعة من الأزواج مقابل خدمات التخطيط أو قد يتم خصم نسبة مئوية من إجمالي ميزانية حفلات الزفاف، حوالي 10-20٪ هي النسبة المتعارف عليها في هذه المسألة.
بعض مُخططي الزفاف الذين يعملون للزبائن من المستويات المرتفعة يعملون فقط مع الأزواج ذوي الميزانيات الكبيرة للإنفاء على حفلات الزفاف، والبعض الآخر على استعداد للعمل مع الأزواج مع أي ميزانية لمساعدتهم على تحقيق الاستفادة القصوى من ما لديهم.
قد يتلقى مخطط الزفاف بالإضافة إلى ذلك عمولات لتوجيه الأزواج إلى بعض المحلات التجارية، أوالمطاعم، أو بائعي الزهور. ومن المفيد معرفة ذلك إذا كنت تستخدم مخططاً، لأنه قد يميل بشكل طبيعي نحو التوصية فقط بالخدمات أو المتاجر التي تقدم عمولة، مع ترك خيارات قيمة للزوجين.
في البداية مخطط الزفاف يلتقي مع الزوجين، أو ربما العروس ووالديها لتحديد ما هي الميزانية المُخصصة للفرح من الزوجين وما هو نوع العُرس الذي يرغبون به.
على أساس الميزانية، مخطط الزفاف يقدم توصيات للمواقع المختلفة التي يُمكن عقد القران بها وربما المأذون أيضًا، ومواقع لحفلات الاستقبال، وأنواع كعك الزفاف، وخدمات التصوير، والموسيقيين أو الخدمات الموسيقية (مثل دي جي)، وخدمات التموين والطعام.
الخطوة التالية هي تحديد الموضوع والديكور، والذي يتضمن تحديد كيفية تقديم الطعام، وكيف سيتم تزيين منطقة الاستقبال، وما هو نوع من الزهور سوف بيديك أي وصيفات الشرف أو العرسان ومواقع الزفاف ومناطق الاستقبال.
مخططوا حفلات الزفاف الناجحة يميلون إلى أن يكون هناك عدد كبير من الاتصالات بحيث يمكن أن تساعد في عرض الخيارات والخدمات المختلفة المتاحة للأشخاص الذين يخططون لحضور حفل زفاف.
قد يساعد مخططوا حفلات الزفاف أيضاً في تنسيق وجبات العشاء، ومساعدة العروس والعريس مع خيارات الملابس لأنفسهم ولحضورهم.
يجب أن يكون مخطط حفلات الزفاف لديه خبرة في ملائمة الخيارات لنمط الحفل، وأيضا لديه فهم قوي حول الالتزامات الدينية المُحددة التي قد تحتاج إلى أن يتم الوفاء بها قبل أو أثناء حفل الزفاف. عادةً، مخطط الزفاف موجود في يوم الزفاف للمساعدة في تنسيق الخدمات من جميع المعنيين والحفاظ على عمل الزفاف بسلاسة قدر الإمكان.
لا يزال الأزواج لديهم بعض العمل للقيام به، اعتماداً على الميزانية. وعلاوة على ذلك، فإنهم مسؤولون عن اتخاذ القرارات حول زفافهم بعد تقييم الخيارات التي قدمها مخطط الزفاف.
بعض الأزواج يفضلون قدراً كبيراً من المشاركة النشطة في صنع القرار، في حين أن آخرين يفضلون ترك معظم مشاحنات القرارات إلى منسق الزفاف.
إذا قررت استخدام مخطط الزفاف لحفل الزفاف الخاص بك، يجب أن تبدأ بمقابلة المخططين قبل عام من حفل الزفاف الخاص بك. قد يكون البعض قادرين على التخطيط لحضور حفل زفاف في فترة أقصر، ربما أربعة إلى ستة أشهر، ولكن يتم حجز العديد من أفضل المخططين قبل عام.
